Office 365 in der Finanzbranche

Aug 17, 2015

Zusammenfassung

Die NeDa Vermögensverwaltungsgesellschaft setzt in der Finanzbranche für die Entwicklung von Immobilien-Projekten die Cloudlösung Office 365 von Microsoft ein. Basierend auf SharePoint Online wurden von Axtrion virtuelle Projekträume geschaffen, durch die ein projektorientiertes Dokumentenmanagementsystem mit zentraler Ablage sowie eine Prozessteuerung mit Anbindung externer Partner realisiert wurde.

Umfeld

Die NeDa Vermögensverwaltungsgesellschaft mbH mit Sitz in Nordrhein-Westfalen fokussiert auf Basis ihrer fast 20-jährigen Erfahrung auf die Konzeption und Erstellung von Immobilienprojekten für die geschäftliche Nutzung. NeDa bietet Dienstleistungen speziell in den Bereichen Akquisition, Consulting, Projektentwicklung (hier u.a. Baurecht, Vermietung, Vertragswesen, Finanzierung), Investment, Beteiligungen und Vermögensentwicklung/Verkauf an.

Motivation

Bei der Immobilien-Projektentwicklung sind eine Vielzahl unterschiedlicher Untersuchungen, unternehmerischer Entscheidungen, Planungen und anderer bauvorbereitender Maßnahmen erforderlich. Diese Tätigkeiten werden von diversen Institutionen im Auftrag der NeDa durchgeführt. Die Koordinierung und Steuerung der involvierten Parteien sowie das Zusammentragen der Teil-Ergebnisse gestaltete sich im Lauf der Zeit zunehmend schwieriger. Durch die Nutzung verschiedenster Kommunikationskanäle und dedizierter Technologie-Anwendungen wie z.B. die Verwendung privater Dropboxen, die Verteilung von Daten per Hardcopy und gebrannter Medien (CD), etc. führten zu immer wiederkehrenden und gleichartigen Problematiken im Abstimmungsprozess. Zudem existierte für die Dokumentation keine Versionsverwaltung, wodurch eine Nachvollziehbarkeit der Kommunikationsverläufe in den Abstimmungsprozessen nicht gegeben war.

Projektumsetzung

Ziel des Projektes war, die Kommunikation sowie das Dokumenten-Sharing zwischen den Projektpartnern zu optimieren. Die Lösung hierzu gestaltete sich in der Einführung projektspezifischer Arbeitsräume für unterschiedlichsten Projekt-Partner unter Anwendung von Microsoft Office 365. Axtrion hat in Sharepoint Online Projekt-Arbeitsräume konfiguriert und ein Sicherheitskonzept für den Zugriff erstellt. Die Authentifizierung funktioniert heute für Nicht-Office 365-Kunden über das Active Directory von NeDa, in dem die externen Projekt-Partner verwaltet und ihnen je nach Beteiligung in bestimmten Projekten Zugriffsberechtigungen gegeben werden. Darüber hinaus stellt das SharePoint Online-System eine automatische Dokument-Versionierung zur Verfügung, mit der Änderungen innerhalb der Dokumente (das Änderungsmanagement) leichter nachzuvollziehen sind. Alle Daten werden in den Microsoft Rechenzentrum vollautomatisch 5-fach gespiegelt, so dass sich die Firma keine Gedanken mehr um selbst durchgeführte und verwaltete Backups machen muss.

Zur optimalen Unterstützung der Kommunikation zwischen den beteiligten Partnern hat Axtrion bei NeDa einen zentral agierenden Exchange Online-Server sowie das Videokonferenzsystem „Skype for Business“ auf Basis von Office 365 eingeführt und mobile Endgeräte an die Systeme angebunden. Die Nutzung dieser neuen Technologien führte zu einer Beschleunigung und Optimierung der Abstimmungsprozesse.

Ergebnisse

Durch den Einsatz von Office 365 hat NeDa folgende Benefits erzielt:

  • Wirksame und rechtssichere Emailarchivierung durch Exchange Online
  • Einfaches und sicheres Dokumenten Management / Dokumenten Sharing mit Projektpartnern mit projektspezifisch definierten Zugriffsberechtigungen
  • Dokumenten Backup sowie -Versionierung
  • Geschäftskontinuität bzw. Wiederherstellung im Katastrophenfall (Disaster Recovery)
  • Optimierte Kommunikation zwischen Projektpartnern durch den Einsatz von Videokonferenzsystem ‚Skype for Business‘
  • Mobiler Datenzugriff durch Anbindung der Smartphones sowie Tablets

Die Einführung der virtuellen Projekträume im SharePoint durch Axtrion hat erheblich unsere Prozesse verbessert. Hinzu kommt die Möglichkeit, immer und überall auf die Projektdaten mit verschiedensten Geräten zugreifen zu können, wodurch unsere Geschäftsprozesse beschleunigt wurden. Ein Arbeiten ohne Office 365 wäre aus heutiger Sicht für uns undenkbar.

Jens Korten

Geschäftsführender Gesellschafter, NeDa Vermögensverwaltungsgesellschaft mbH