Office 365 im Architekturbüro

Aug 14, 2015

Zusammenfassung

Das Architekturbüro Jürgen Schlake setzt auf Office 365 zur Steigerung der Mobilität und Datensicherheit. Immer und überall auf die entsprechenden Bauunterlagen wie Dokumente, Projektpläne und Bauzeichnungen von verschiedenen Geräten wie Notebook, Tablet und Smartphone zugreifen zu können, war die Hauptanforderung des Kunden. Durch die Datenmigration erfolgte eine Prozess- und Datenharmonisierung.

Mit diesem Ansatz können Architekturbüros als Datendrehscheibe im Bauwesen agieren und mit einer zentralen Prozesssteuerung Bauleitungen erfolgreich durchführen.

Umfeld

Das Architekturbüro Schlake umfasst zwanzig Mitarbeiter, die im gesamten Bundesgebiet Projekte realisieren. Die Auftraggeber sind vorwiegend Firmen sowie Privatkunden. Das Architekturbüro ist in den letzten Jahren stark gewachsen, so dass man vor der Entscheidung stand, entweder in die hauseigenen Systeme zu investieren oder den Schritt in die Microsoft Office 365 Cloud zu machen.

Motivation

Da Architekten einen großen Anteil ihrer Arbeitszeit außerhalb des Büros arbeiten, z.B. indem sie Baufortschritte begutachten, sich mit Kunden, Lieferanten und Handwerkern abstimmen, ist ein Zugriff auf aktuelle Bauunterlagen notwendig. Die bisherige Herangehensweise im Architekturbüro Jürgen Schlake war, entsprechende Projektunterlagen vor Verlassen des Büros auf eigenständige Datenträger wie Notebook oder USB-Stick zu kopieren oder in Papierform mitzunehmen – ein aufwändiges und lästiges Unterfangen. Und oftmals fehlten Vorort dennoch Dokumente oder lagen in veralteter Form vor. Für die Datenverarbeitung, -ablage und -archivierung im Büro sowie den Austausch von Dokumenten mit den Kunden musste zudem dafür gesorgt werden, die Hard- und Software der IT-Systeme aktuell zu halten.

Projektumsetzung

Wir haben das Projekt in zwei Phasen durchgeführt. In der ersten Phase wurde die bestehende IT- Infrastruktur hinsichtlich Soft- und Hardware aufgenommen sowie die Dokumentation der vorhandenen Daten seit der Gründung des Architekturbüros 2006 erstellt. Ein direkter Zugriff auf dem bestehenden Email Server (Kerio) zwecks Datenanbindung für den Cut Over export war technisch nicht möglich, daher wurden die neuen Outlook 2013 Clients an den Kerio Server angebunden und die Exchange-Daten in Form von PST- Dateien mit dem jeweiligen Outlook-Client exportiert. Aufgrund der großen Datenmengen einzelner Anwender-Postfächer wurde für deren Datenmigration ein performantes Netzwerk benötigt. Für diesen Zweck wurden die PST-Dateien auf virtuelle Rechner-Instanzen bei Microsoft Azure transferiert und von dort die Migration zu Exchange Online mit einer hohen Netzwerk-Bandbreite durchgeführt (>50Mbit Upstream zu Exchange Online).

Nach dem Aufsetzen des Exchange Servers und der Datenmigration wurden alle Mobilgeräte des Kunden mit dem Office 365 Account angebunden. Hierdurch erhielt der Kunde einen mobilen Zugriff auf seine Emails.

Für die Optimierung seines Dokumentationsmanagements hat Axtrion das Architekturbüro Schlake zum Thema „Erweiterung der bestehenden Daten- Nomenklatur“ beraten. Die Projektdokumente werden heute in Projektbereichen innerhalb SharePoint Online verwaltet. In Exchange Online wurden Public Folders eingerichtet, somit wurden die projektspezifischen Emails thematisch zusammengeführt und stehen allen jeweils involvierten Mitarbeitern in einem großen Speicherplatz von 2,5 TB zur gemeinsamen Verwaltung und Bearbeitung zur Verfügung. Für die Aufnahme von Snapshots der Email-Datenbestände wird ein Backup innerhalb von Azure durchgeführt. Die Speicherung erfolgt im Azure Blob-Storage.

Begleitend zu der technischen Umsetzung führte Axtrion Schulungen durch und unterstützte die Mitarbeiter während der Einführung.

Ergebnisse

Die Mitarbeiter des Architekturbüros Jürgen Schlake konnten eine erhebliche Zeitersparnis in der Vorbereitung von Außer-Haus-Terminen feststellen, da sie sämtliche Projektunterlagen auf ihren mobilen Endgeräten automatisch immer zur Verfügung haben.

Die Datenverwaltung auf IT-Systemen außerhalb des Büros bedeutet gleichzeitig auch eine erhebliche Kostenreduktion hinsichtlich der Wartung von Soft- und Hardware eigener Systeme. Durch die Organisation der Daten in Public Foldern ist eine bessere und gesicherte Zusammenarbeit der Teams gewährleistet. Die zentrale thematische Einordnung der Projekt-Emails führt zu einer gravierend erhöhten Transparenz der internen und externen Kommunikation der Projektinhalte, einer professionellen, durch Microsoft-Rechenzentren sichergestellten Datensicherung mittels 5-facher Datenspiegelung und einer wirksamen Zugriffsteuerung durch gezielte Berechtigungsvergaben, die ein beabsichtigtes oder versehentliches Löschen von Emails durch nicht berechtigte Anwender unterbindet.

Axtrion hat uns hinsichtlich eines zielführenden Einsatzes der modernen Informationstechnologien sowie der Abbildung, Harmonisierung und Optimierung unserer Geschäftsprozesse gut beraten. Durch die Umstellung auf Office 365 sowie die neue Organisation der projektrelevanten Emails in Public Folder-Strukturen haben wir eine erhebliche Transparenz des Projektgeschäfts gewonnen. Hinzu kommt noch der mobile Zugriff auf die Daten immer und überall.

Jürgen Schlake

Geschäftsführender Gesellschafter, AJS - Architekturbüro