Office 365 und Azure im Patentwesen

Aug 9, 2016

Zusammenfassung

Zur Durchführung ihrer Dienstleistungen setzt die InnoWi GmbH auf die Microsoft-Lösungen Office 365 und Azure. Über diese Cloud-Dienste stellt InnoWi ihren Partnern einen flexiblen, hochverfügbaren Zugang bereit, um eine optimale Zusammenarbeit zu gewährleisten. Bestehende Applikationen und Daten wurden durch diesen Ansatz in eine moderne IT-Infrastruktur mit deutlich geringeren Wartungsaufwänden und einer effizienten Absicherung gegen Systemausfälle und Datenverluste überführt.

Office 365

Azure Remote App

Azure File Storage

Azure VM

Umfeld

Die InnoWi GmbH schützt und vermarktet Erfindungen und ist die führende Patentverwertungsagentur im Nordwesten Deutschlands. Gemeinsam mit den Erfindern und Forschungseinrichtungen entwickelt InnoWi optimale Konzepte und Strategien für eine schutzrechtliche Sicherung und den Transfer der Erfindungen in die Wirtschaft. Zudem akquiriert InnoWi Unternehmen, verhandelt Lizenzverträge und unterstützt die Erfinder bei der Einigung mit den Projektpartnern.

Motivation

Die InnoWi GmbH setzte in der Vergangenheit zur Durchführung Ihrer Aufgaben eigene IT-Systeme ein, deren Betrieb durch lokale Hoster wie auch durch Eigeninitiative aufrecht erhalten wurde. InnoWi strebte den Einsatz ausfallsicherer, stabilerer Systeme an, wollte also die dedizierten Systeme im Haus durch skalierbare und wartungsfreie Systeme in der Cloud ersetzen.

Durch die zunehmende Zusammenarbeit mit Partnern außerhalb der InnoWi GmbH ergab sich die Notwendigkeit, auch den externen Partnern einen einfachen Zugriff auf Patent-Daten und somit die IT-Systeme der InnoWi GmbH zu geben. Daten sollten den Partnern in gesicherten Arbeitsräumen zielgerichtet bereitgestellt werden und für eine kollaborative Bearbeitung in Echtzeit zur Verfügung stehen.

Zudem sollte durch den Einsatz moderner Informationstechnologien eine Ablösung der lokalen IT-Hard- und Software und somit eine höhere Flexibilität und Wartungsfreundlichkeit erreicht werden.

Projektumsetzung

Nach der grundlegenden Einrichtung von Office 365 für die InnoWi GmbH wurde von Axtrion die Migration der Bestandsdaten aus dem firmeninternen Mailserver zum Exchange-Online-Server durchgeführt. Hierbei kamen Cloud-Dienste von Microsoft zum Einsatz, die einen Transfer sehr großer Datenmengen in kürzester Zeit ermöglichen.

Für den Zugriff auf die Email- und Projektdaten hat Axtrion die Arbeitsplatzrechner der InnoWi GmbH an den Microsoft Exchange-Online-Server und mobile Endgeräte angebunden. Mit Skype for Business konnte Axtrion die Kommunikation und Zusammenarbeit der InnoWi-Teams maßgeblich verbessern. Das System kann mit Kurznachrichten (Chat), Audiogespräche, Video-Konferenzen sowie Bildschirm-Sharing herkömmliche Telefonate ersetzen und mit weitergehenden Funktionalitäten aufwerten.

Mithilfe von Microsoft SharePoint hat Axtrion gesicherte Arbeitsräume bei InnoWi aufgebaut, in denen Dokumente mit den Partnern unter einer strengen Zugriffskontrolle gemeinsam bearbeitet werden können.

InnoWi nutzte ein Patentverwaltungssystem mit den Bestandteilen Client, Datenbank und Dateisystem, welches Axtrion in die Cloud überführte. Hierzu kamen Azure-Dienste wie

  • virtuelle Maschinen für den Betrieb der Datenbanken,
  • Azure Storage als Dateiablagesystem
  • RemoteApp für die Bereitstellung der Benutzungsoberfläche auf PC, Notebook, TabletPC und Smartphone

zum Einsatz.

Mit der Nutzung von Azure Backup wurde eine kontinuierliche Datensicherung der Dateien und Datenbankinhalte sichergestellt.

Azure Remote App

Ergebnisse

Durch den Einsatz der Cloud-Plattformen Microsoft Office 365 und Microsoft Azure hat die InnoWi GmbH folgende Vorteile erzielt:

  • Effizienzsteigerung durch Prozess- und Technologieoptimierung
  • Mobiler, standortunabhängiger Zugriff auf Applikationen und (Patent-)Daten
  • Kollaborative Echtzeit-Bearbeitung von Dokumenten und Daten in gesicherten Arbeitsräumen
  • Verbesserte Kollaboration durch Einsatz moderner Kommunikationsmittel
  • Aufwertung der bestehenden Patentverwaltungssoftware durch flexiblen Zugriff über mobile Endgeräte
  • Komplettes Disaster Recovery in der Cloud durch kontinuierliche Datensicherung
  • 99,99% Verfügbarkeit der Applikationen und Daten
  • Erhebliche Einsparung der IT- Kosten (keine Wartungs- u. Verwaltungskosten)

Axtrion unterscheidet sich von einem klassischen IT-Dienstleister durch ihr branchenübergreifendes Prozess- Knowhow. Die Abstimmung unserer Geschäftsprozesse auf die neuen Cloud-Technologien wurden von Axtrion durchgeführt, so dass wir eine große Effizienzsteigerung erfahren haben. Wir haben in Axtrion einen Partner gefunden, der nicht nur die IT- Infrastruktur, sondern Lösungen bereitstellt.

Dr.-Ing. Jens Hoheisel

Geschäftsführer, InnoWi GmbH - Innovation für die Wirtschaft