OFFICE 365 SERVICE

Kollaboration fördert Kreativität, Innovation und Fortschritt. Der aktive Beitrag aller Beschäftigten zum Erfolg des Unternehmens führt durch Kollaboration zu einer geschäftlichen Agilität und Wirtschaftlichkeit sowie zur Zufriedenheit am Arbeitsplatz. Warum ist eine enge Zusammenarbeit/Kollaboration notwendig? Die weitläufige Akzeptanz der sozialen Medien führt zu höheren Erwartungen an die Technik am Arbeitsplatz und die dynamische Verkettung zwischen Unternehmen und Kunden. Kollaboration am Arbeitsplatz verändert die Art des Zusammenarbeitens, um Wettbewerbsvorteile für das Unternehmen zu erzielen. Durch die Verbindung von Menschen, der Aufwertung von Inhalten, der Optimierung von Prozessen und der vereinfachten Suche nach den richtigen Leute und den richtigen Inhalten, genau dann, wenn sie benötigt werden, erhalten Sie einen Mehrwert für die Organisation.

OFFICE 365 – BERATUNG

Axtrion bietet eine umfangreiche Beratung zu Office 365 an, die Ihnen hilft, die Cloud auch mit einem schmalen Budget für das Tagesgeschäft zu nutzen. Ein Wechsel in die Cloud hat einen signifikanten Einfluss auf alle Ihre Geschäftsprozesse und erfordert daher eine Einbeziehung der Unternehmensstrukturen, IT-Infrastrukturen, Datenverwaltung und Anwender in den Änderungsprozess. Andererseits können insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen große Vorteile durch den Schritt in die Cloud erwarten. Eine Möglichkeit für einen Wettbewerbsvorteil eines Unternehmens ist es, ein Gleichgewicht zwischen den Kosten, Chancen und Risiken zu finden. Die Beratungsdienstleistung von Axtrion beinhaltet eine detaillierte Analyse und vermittelt Informationen über alle Office 365 Features und Komponenten, wie nachfolgend beschrieben.

BERATUNG – EXCHANGE ONLINE

BUSINESS CLASS EMAIL UND TERMINKALENDER

Axtrion erläutert Ihnen die Vorteile der Nutzung von Exchange Online und berät Sie hinsichtlich der Organisation Ihrer Emails, der entsprechenden Konfiguration in Exchange Online und Ihrer Client-Anwendungen unter Berücksichtigung Ihrer Arbeitsprozesse.
Details
Sie erhalten ein Email-System, welches auf Ihre speziellen Anforderungen ausgerichtet ist und zudem folgende Basis-Funktionalitäten bietet:
  • Email, verteilte Kalender- und Kontakt- Verwaltung auf unterschiedlichen Endgeräten
  • gesicherter Zugriff durch Office 365-Sicherheitsmechanismen
  • 99,9% garantierte Verfügbarkeit
  • 50 GB Speicherplatz pro Anwender mit weiterem Speicherplatz zur Datenarchivierung
  • Industrieführender Schutz durch Anti-Malware- und Anti-Spam-Filter- Software

BERATUNG – MICROSOFT TEAMS

GANZHEITLICHE KOLLABORATION MIT ONLINE MEETINGS, DOKUMENTEN-SHARING UND TELEFONIE

Axtrion berät und unterstützt Sie bei der Installation und Nutzung von Microsoft-Teams als moderner gemeinsamer Arbeitsbereich für Chats, Online-Meetings, Dateifreigaben und die Zusammenarbeit in verschiedenen Apps. Axtrion hilft Kunden dabei, herkömmliche Telefonanlagen durch Microsoft Teams zu ersetzen – kombiniert mit Phone System, Calling Plan und Direct Routing Teams stellt die zentrale state-of-the-art Telefonielösung für Ihre Firma dar. Axtrion verwendet Microsoft Teams, um IT-Support für unsere Kunden bereitzustellen.
Details
Microsoft Teams stellt Ihnen die folgenden Funktionen zur Verfügung:
  • Meetings:
    • Online Meetings; audio, video und web Konferenzen
    • Live Events; Webinars, firmentweite Events, und Präsentationen für bis zu 10,000 Teilnehmern
    • Audio Konferenzen; global Einwahlnummern, über die Nutzer an Teams-Sitzungen teilnehmen können
    • Bildschirmfreigabe per Mausklick und Notizen in Echtzeit
    • direkte Verbindung zu Axtrion Support
  • Calling:
    • Phone System; „Telefonsystem“ unterstützt Anrufsteuerung und PBX-Funktionen in Office 365
    • Kombiniert mit einem Anrufplan, werden umfassende Anruffunktionen in Office 365 realisiert
    • Gruppenanrufannahme; individuelle Gruppen, damit Kollegen untereinander Anrufe entgegennehmen können
    • Gemeinschaftsleitungen; Rufnummer als Gemeinschaftsanschluss, auf dem mehrere Anrufe über mehrere Leitungen eingehen
    • Anruf parken; Anrufe auf Halten setzen. Andere Nutzer können die Anrufe nach Eingabe eines Codes auf einem beliebigen Telefon entgegennehmen
  • Integrierter Arbeitsbereich
    • Apps; Integration von Microsoft und Drittanbietern Anwendungen, um mit angepassten Prozessen noch produktiver zu arbeiten
    • Datensicherheit; erweiterte Sicherheitskontrollen mit Microsoft-Teams, einschließlich Prävention vor Datenverlust, Informationsbarrieren, Aufbewahrungsrichtlinien, eDiscovery, Legal Hold und mehr
    • Compliance; Microsoft bietet umfassende Compliance, mit denen Kunden die nationalen, regionalen und branchenspezifischen Anforderungen für die Erfassung und Verwendung von Daten erfüllen können

BERATUNG – SHAREPOINT ONLINE

GEMEINSAME DOKUMENTENVERWALTUNG VON ÜBERALL

Axtrion richtet SharePoint Online im Rahmen von Office 365 für Sie ein, analysiert die Ablagestrukturen Ihrer Firmendokumente und berät Sie hinsichtlich einer innovativen Datenorganisation für einen gesicherten, kollaborativen Zugriff.
Details
SharePoint Online bietet Ihnen
  • 1 TB Speicherplatz pro Anwender für eigene Dokumente
  • eine zentrale, stets aktuelle Dokumentablage
  • eine strukturierte Ablage in Projektbereichen zur Aufnahme sowohl von Projekt-Emails als auch Projektdokumenten
  • ein optionales automatisches Versionsmanagement zur Änderungsnachverfolgung
  • den einfachen Austausch von Dokumenten mit Personen außerhalb der Organisation
  • eine wirksame Berechtigungskontrolle bzgl. interner und externer Dokumentzugriffe

BERATUNG – OFFICE 2019

VERFÜGBARKEIT STETS AKTUELLER VERSIONEN DER MS OFFICE- PRODUKTE OHNE EXTRA- KOSTEN

Axtrion berät und unterstützt Sie bei der Einführung von Office 365 in Ihrem Unternehmen. Nach einer Aufnahme der aktuellen Ist-Situation Ihrer IT-Landschaft und Ihrer Anforderungen bzgl. Ihrer Geschäftsprozesse plant Axtrion gemeinsam mit Ihnen die schrittweise Integration von Office 365.
Details
Mit Office 365 erhalten Sie
  • stets aktuelle Versionen der neuesten Generation von MS Office auf Ihren Arbeitsplatz-PCs
  • optimierte Office-Apps zur mobile Nutzung auf Tablet-PCs und SmartPhones
  • eine vollautomatische Synchronisation von Dokumenten auf stationäre und mobile Endgeräte zur Bearbeitung auch im Offline-Betrieb
  • eine automatische (Re-)Synchronisierung mit der zentralen Ablage in Office 365, sobald eine Internet-Verbindung besteht
  • professionelle Dokument-Vorlagen durch MS Office

OFFICE 365 INTEGRATIONSSERVICE in 6 DIENSTLEISTUNGSSTUFEN

Wir bieten Ihnen folgende Service-Pakete an, um Microsoft Office 365 in Ihrem Unternehmen erfolgreich einzuführen.
 

1

STRATEGIE

PAKET: STRATEGIEPLANUNG ZUR EINFÜHRUNG VON OFFICE 365

Die Nutzung von Office 365 betrifft neben der IT auch Ihre Geschäftsprozesse und Mitarbeiter und erfordert eine strategische Planung, in der die Ausgangssituation im Unternehmen erörtert und ein schrittweises Vorgehen zur Einführung von Office 365 entwickelt wird.
Leistungsbeschreibung
  • Wissenstransfer
    • Abgrenzung: Was ist Office 365 und was ist es nicht?
    • Datenschutz & Datensicherheit
  • Bestandsaufnahme
    • IT-Systeme und -Infrastrukturen (Hardware, Software, Netzwerke, Peripherie-Geräte, etc.)
    • Arbeits- und Geschäftsprozesse
    • Mitarbeiter-Rollen und -Zuständigkeiten
  • Planung
    • Transitionsplan & Projektplan
    • Ergänzung von Office 365 um weitere Microsoft-Dienste (SharePoint, Azure)
Benefits
  • Übersicht über Ihre Organisationsstrukturen
  • konkrete Planung, welche Schritte zur Einführung von Office 365 zu unternehmen sind
  • Mehrwert durch Optimierungspotenziale Ihrer Geschäftsprozesse
  • Transitionsplan als Basis zur Umsetzung nachfolgender Service-Pakete
 

2

SETUP

PAKET: OFFICE 2019 SETUP UND DESKTOP ENABLING

Mit der Bereitstellung von Office 365 erhalten Sie die Lizenz zur Nutzung aktueller Microsoft Office-Anwendungen wie MS Word, Excel, PowerPoint, Access, usw..
Leistungsbeschreibung
  • Bereitstellung und Lizensierung von Microsoft Office 365 für Ihr Unternehmen
  • Einrichtung der Mitarbeiter-Zugänge zu Office 365
  • Installation der aktuellen Version von MS Office 2016 auf den Arbeitsplatz-PCs Ihrer Mitarbeiter
  • Training und Schulung Microsoft Office 2016
Benefits
  • MS Office als Mietsoftware zu einem sehr günstigen Preis
  • stets aktuelle Versionen der Office-Suite mit vollautomatischen Updates im Hintergrund
  • firmenweite Harmonisierung der Software-Anwendungen
  • vereinfachte Wartung und Support, da alle Anwender die gleichen Software-Versionen nutzen
 

3

MIGRATION

PAKET: EXCHANGE ONLINE MIGRATION

Wir unterstützen Sie bei der Zusammenführung und Übertragung Ihrer Daten in Office 365. Hierdurch ermöglichen Sie Ihren Firmenstandorten, -Abteilungen und Teams eine bessere Zusammenarbeit und den Zugriff auf stets aktuelle Daten.
Leistungsbeschreibung
  • Exchange Online Migration (Email, Termine, Kontakte, Aufgaben) von Legacy-Systemen wie Google Apps, Exchange Server 2003, 2007,2013 und Lotus Notes
  • Anbindung der Outlook-Anwendungen Ihrer Arbeitsplatz-PCs an Exchange Online
  • Konfiguration Ihrer mobilen Endgeräte (Smart Devices) zur Anbindung an Office 365
  • Training Exchange Online Administration, Outlook
Benefits
  • robuste Sicherung Ihrer Email-, Termin- und Kontaktdaten
  • sehr hohe System- und Datenverfügbarkeit
  • vollautomatische Backups
  • rechtssichere Email-Archivierung
  • Sicherstellung der Business Continuity
 

4

OPTIMIERUNG

PAKET: EXCHANGE ONLINE IMPROVEMENT

Durch eine Analyse und Reorganisation Ihrer Email-Korrespondenz bzgl. Themen oder Projekten und einer zentralen Ablage in Exchange Online helfen wir Ihnen, Daten zu entpersonifizieren und Ihren Teams geordnet zur Verfügung zu stellen.
Leistungsbeschreibung
  • Bereitstellung eines Speichervolumens von 2,5 Terabyte zur Aufnahme Ihrer Emails
  • Einrichtung von Shared Mailboxen als zentrale Ablage entpersonifizierter Emails
  • Untersuchung, Gruppierung und Einsortierung themenrelevanter Emails in Shared Mailboxen für eine optimale Kollaboration in Projekten
  • Rollenbasierte Vergabe von Zugriffberechtigungen für ein kontrolliertes Email-Management in unterschiedlichen Szenarien (Projekte, Abteilungen, Organisations-Hierarchien)
Benefits
  • nach Thema oder Projekt strukturierte Ablage der Emails
  • Absicherung der Emails gegen unberechtigte Zugriffe
  • quasi unbegrenzter Email-Speicherplatz
  • konsequente und zentrale Email-Verwaltung
  • orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf Emails, Termine, Kontakte, etc.
  • Beschleunigung und Optimierung der Geschäftsprozesse
 

5

KOLLABORATION

PAKET: SHAREPOINT ONLINE INTEGRATION

Der Einsatz von Office 365 ermöglicht den KMUs die Nutzung von SharePoint Online als Dokumentenmanagement-Plattform für Ihr Unternehmen. SharePoint Online führt zu einer Optimierung der Zusammenarbeit / Kollaboration. Ob zwischen den Abteilungen Ihres Unternehmens oder mit externen Partnern, ein gemeinsamer Zugriff auf zentral vorliegende Dokumente wird mit SharePoint Online einfach realisiert.
Leistungsbeschreibung
  • Einrichtung der SharePoint-Grundstruktur und Berechtigungskonzept gemäß Ihrer Geschäftsprozesse
  • Migration von Firmendokumenten in SharePoint Online
  • One Drive for Business zur Synchronisation des One Drive – und Share Point Dokumenten- Container.
  • Business Improvement durch Datenreorganisation und automatisierter Prozesssteuerung
  • Definition automatischer Workflows
Benefits
  • zentrales Dokumentenmanagement mit Datenbank und Dateisystem
  • kontinuierliche Sicherung der Dokumente in der Cloud
  • Verhinderung von Redundanzen und des Zugriffs auf veraltete Daten
  • strenge Berechtigungskontrolle für einen gesicherten Zugriff auf sensible Dokumente
  • Echtzeit-Zugriff der Projektteams und externer Partner auf Listen und Dokumente
  • bessere Organisation der Dokumente durch Anreicherung der Dateien um beschreibende Metadaten
  • integrierte, konfigurierbare Prozesssteuerung zur Automatisierung von Geschäftsprozessen
 

6

KOMMUNIKATION

PACKAGE: MICROSOFT TEAMS

Microsoft Teams verbessert die Kommunikation und bietet eine integrierte Plattform für die Zusammenarbeit. Durch den Einsatz von Microsoft Teams haben Unternehmen die Möglichkeit, lokale Telefonanlagen durch eine moderne und state-of-the-art Telefonielösung zu ersetzen, um die Kommunikation zu verbessern .
Leistungsbeschreibung
  • Installation von Microsoft Teams auf Arbeitsplatz-PC
  • Konfiguration zur Anbindung an den Office 365-Account des Anwenders
  • Konfiguration vorhandener Audio- und Video-Hardware (Headsets, Mikrone, Lautsprecher, Kameras, etc.)
  • Integration der Outlook- und Teams-Kontakte mit Berechtigungsvergabe zur Sichtbarkeit des eigenen Online-Status
  • Konzeption und Konfiguration von Telefonie einschließlich Konfiguration von Direct Routing, Group Call und / oder Gemeinschaftsleitungen
  • Rollout und Training für User und Admins
Benefits
  • Verbesserte Kommunikation und Kollaboration
  • sehr stabil funktionierendes Videokonferenz-System
  • Videokonferenzen mit mehreren Teilnehmern in einer optimalen HD-Qualität
  • implizite Anzeige der Verfügbarkeit von Kollegen
  • Bildschirm-Sharing zur kollaborativen Problemanalyse in Echtzeit
  • Nahtlose Integration mit anderen Office 365-Anwendungen wie SharePoint, OneDrive, Planner und mehr
  • Integrierte Telefonlösung mit modernsten Funktionen

OFFICE 365 SUPPORT

Auch nach der Einführung von Office 365 unterstützen wir Sie gerne im Umgang mit dem neuen System, bei der Integration weiterer IT-Systeme, der Anbindung von Dritthersteller-Software, aber auch allgemeinen IT-Fragestellungen. Unser Support befasst sich mit einem umfassenden Qualitätsmanagement und umfangreichen Trainings für Ihre Administratoren und Anwender. Unsere Support-Dienstleistungen geben Ihnen einen flexiblen und kostengünstigen Service rund um Office 365 und Ihre IT-Landschaft an die Hand.

Schulung und Training

Office 365 Training für Administratoren
Diese Schulungen sind für Administratoren vorgesehen, die in die Cloud wechseln wollen oder bereits den Schritt zu Office 365 vollzogen haben und nun Unterstützung zur Erweiterung ihrer Erfahrungen benötigen. Bei Bedarf können die Themen der Schulung an die Anforderungen der Teilnehmer festgelegt oder angepasst werden Die Schulung behandelt folgende Themen:
  • Voraussetzungen für eine Migration zu Office 365
  • Übersicht und Einführung in das Office 365 Administrations-Portal
  • Konfiguration der eigenen Firmen-Domänen in Office 365
  • Anwenderverwaltung
  • Richtlinienmanagement für Passwörter, Datenarchivierung, etc.
  • Administration des Exchange Online Servers
  • Administration von SharePoint Online
  • Betrieb von Microsoft Teams als Cloud- PBX System
  • Betrieb von Exchange Online, Active Directories
Office 365 Training für Anwender
Die Anwender-Schulung ist für Anwender von MS Office, Projekt- und Vertriebsteams zur Vermittlung eines grundlegenden Verständnisses der Microsoft Online-Dienste und der Kollaborationsmöglichkeiten entwickelt worden. Es behandelt keine Funktionalitäten der MS Office-Anwendungen (Word, Excel, Powerpoint, etc.) selbst, sondern setzt ein Basiswissen hinsichtlich dieser Werkzeuge voraus. Die Inhalte der Schulung sind
  • Übersicht über die Komponenten von Office 365 (Exchange Online, Microsoft Teams, SharePoint Online, Office Online-Dienste)
  • Outlook Web Apps (OWA) für webbasiertes Management von Emails, Terminen und Kontakten
  • OneNote zur Verwaltung und gemeinsamer Bearbeitung digitaler Notizen
  • Anbindung mobiler Endgeräte an die Office Web Apps
  • Übersicht und Konzepte des kollaborativen Dokumentenmanagements in SharePoint Online
  • Chat, Audio- und Videokonferenzen mit Microsoft Teams
  • Erstellen und Konfiguration von Microsoft Teams als zentrale Kollaborationsplattform
  • Integration von Office 365 Anwendungen in Microsoft Teams
SharePoint Online Training
Dieser Schulungskurs lehrt den Umgang mit SharePoint-Listen, Dokument-Bibliotheken, Metadaten, Workflows, Rechteverwaltung usw. Der Kurs richtet sich sowohl an Administratoren als auch Projektleiter und Projektmitarbeiter. Zu den Themen der Schulung zählen
  • Übersicht unterschiedlicher SharePoint-Bereiche
  • Organisierung und Konfiguration einer SharePoint Site
  • Einführung in SharePoint Listen und Bibliotheken
  • Kollaborative Dokumentverwaltung mit SharePoint-Listen und -Bibliotheken
  • Anlage von SharePoint Listen und Setzen von Parametern
  • Anwender-abhängige Sichten auf Listen und Bibliotheken
  • Datensynchronisation mit OneDrive for Business

Service-Vereinbarungen (SLA)

Internationaler Support
Axtrion bietet ihren Kunden einen internationalen Support. Durch die Nutzung von Microsoft Teams kann Axtrion Ihre Mitarbeiter weltweit per Chat, Audio- oder Videokonferenz und durch Sicht auf den vom Anwender freigegebenen Bildschirm unmittelbar bei der Problemlösung unterstützen.
Reaktionszeiten
Über kostengünstige Service-Vereinbarungen (SLA) sichern Sie sich einen 24/7/365-Support für Ihr globales Firmennetzwerk. Die Axtrion-SLA wird durch die Microsoft-SLA untermauert und mit einer vertraglich fixierten Reaktionszeit angeboten.

Qualitätsmanagement

Dokumentationserstellung für DIN EN ISO 9001 (QM-System)
  • Qualitätsmanagementhandbücher
  • Verfahrens- und Prozessbeschreibungen
  • Verfahrens- und Arbeitsanweisungen
  • Prüfanweisungen
  • Checklisten und Formblätter
  • Dokumentation von Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen
  • Dokumente zur Planung, Durchführung und Lenkung von Arbeitsprozessen
Dokumentationserstellung für ISO 27000 (IT-Sicherheit)
  • Dokumentation zur Steuerung der Informationssicherheitsprozesse
  • Verfahrensbeschreibungen
  • Konzepte zur Implementierung von Sicherheitsmechanismen
  • Arbeitsanweisungen zur Einhaltung von Sicherheitsmaßnahmen
  • Dokumente zum Nachweis der Umsetzungen
Technische Dokumentation
  • Lasten- und Pflichtenhefte
  • Spezifikationen
  • individuelle Anwendungs-Handbücher / Manuals
  • applikationsbezogene Anwendungsbeschreibungen / White Paper