Office 365 im internationalen Handel

Aug 14, 2015

Zusammenfassung

Die Achelis Group setzt auf Office 365 im internationalen Handel. Mithilfe von Axtrion wurde die Microsoft Lösung Office 365 in der Bremer Zentrale sowie an vier weiteren afrikanischen Standorten eingeführt mit dem Ziel, die Zusammenarbeit in den länderübergreifenden Projektteams zu optimieren sowie langfristig durch das Outsourcing der IT geringere Betriebskosten über die gesamte Gruppe ausweisen zu können. Außerdem ist ein Datenbackup in den afrikanischen Standorten problematisch gewesen; durch die Office 365 Cloudlösung wird die Datensicherung gewährleistet bis hin zu einer Business Continuity im Katastrophenfall.

Umfeld

Achelis ist ein Handelshaus mit dem Hauptsitz in Bremen und hat zahlreiche Niederlassungen in Afrika und Südostasien. Die Gruppe realisiert schlüsselfertige technische Lösungen in den Sparten Medicine, Water und Energy Equipment Supply für ihre Kunden. Die Betreuung der Lösungen erfolgt vor Ort durch die jeweilige Niederlassung.

Motivation

In den letzten Jahren hat die Achelis Gruppe international ein starkes Wachstum vorgelegt. Jedoch auch die Projektekomplexität hat zugenommen, die Projekte werden größer und internationaler. Dies erfordert bessere Zusammenarbeit zwischen den Teams an verschiedenen Standorten sowie bessere Werkzeuge zur Unterstützung dieser Teams.
Die Problematik waren heterogen gewachsene IT- Infrastrukturen an den Standorten der Firma. Resultierend hieraus haben sich unterschiedliche Arbeitsprozesse an den Standorten etabliert. Die Zusammenarbeit zwischen verteilten Teams wurde immer schwieriger, da es keine Synergien der Teilprozesse für den Gesamtprozess gab. Außerdem fielen hohe Wartungskosten für die IT- Landschaft sowie Personalkosten vor Ort an.

Projektumsetzung

Der Start des Projektes erfolgte am Bremer Standort. Zunächst wurde die Migration der Daten aus dem firmeninternen Exchange Server zum Exchange Online Server durchgeführt. Eine Cut Over Migration war hierbei nicht möglich, da die Emails der letzten sechs Jahre mithilfe eines Drittanbieter Tools archiviert worden waren und der Zugang nur über entsprechend erweiterte Outlook- Clients erfolgen konnte.

Jedoch erlaubte die Drittanbieter-Software einen Export aller Emailarchive als PST- Dateien. Das Einspielen dieser PST-Archive auf den Exchange Online Server erfolgte anschließend über bei Microsoft Azure gehostete Office 365 Instanzen durch Nutzung des High-Performance-Netzwerks von Microsoft.

Für die Verbesserung der Zusammenarbeit in Projekten hat Axtrion SharePoint Online Project Sites eingeführt. Diese dienen nicht nur als Dokumentenablage für die Projekte, sondern bieten den verteilten Teams einen gemeinsamen Arbeitsort zum kollaborativen Arbeiten, in dem sie stets die projektbezogenen aktuellen Informationen finden können.

Die Zusammenarbeit wurde maßgeblich durch die Einführung von Skype for Business verbessert. Das System unterstützt die verteilten Teams durch Kurznachrichten (Chat), Audiogespräche (Ersatz von Telefongespräche durch VoIP), Video-Konferenzsysteme sowie Bildschirmsharing inklusive Steuerungsübergabe zur unmittelbaren Problemlösung. In dem Projekt wurde von Axtrion Skype for Business für die Office 365-Schulung der Mitarbeiter in afrikanischen Standorten eingesetzt.

Ergebnisse

Durch den Einsatz der Microsoft Office 365 Cloud- Plattform hat Achelis folgende Vorteile erzielt:

  • Effizienzsteigerung durch Prozess- und Technologieoptimierung
  • Corporate Identity durch homogene Tool- und Prozesslandschaft
  • Standortunabhängigkeit: Zugriff auf zentrale Firmendaten von überall
  • Mobiler Zugriff auf Applikationen/Daten im Web-Browser
  • Kollaboratives Arbeiten über Firmengrenzen hinaus
  • Komplettes Disaster Recovery in der Cloud
  • 99,99% Verfügbarkeit der Applikationen/Daten
  • Erhebliche Einsparung der IT- Kosten (keine Wartungs- u. Verwaltungskosten)

Axtrion hat uns gezeigt, dass Innovation nicht durch einen 1:1-Ersatz bestehender On-Premise-Systeme durch die Cloud alleine erreicht wird, sondern ein ganzheitlicher Ansatz inklusive Berücksichtigung der Geschäfts- und Arbeitsprozesse, vorhandener Soft- und Hardware wie auch der Anwender verfolgt werden muss, um erfolgreich und nachhaltig zu sein.

Michael Ruch

Geschäftsführender Gesellschafter, Joh. Achelis & Söhne GmbH