Office 365 in der Pharmabranche

Aug 24, 2015

Zusammenfassung

Axtrion hat Microsoft Office 365 bei der Apothekenkooperation GESUND IST BUNT (parmapharm Marktförderungs GmbH & Co KG) eingeführt und eine Flexibilisierung der Geschäftsprozesse einhergehend mit einer erhöhten Zuverlässigkeit und Ausfallsicherheit IT-Systeme erreicht. Durch Office 365 konnte eine hohe Verfügbarkeit der Korrespondenz-, Kontakt- und Termindaten sowohl auf stationären Arbeitsplatzrechnern wie auch mobilen Endgeräten (Notebooks, Tablet-PCs, Smartphones) bereitgestellt werden. Der Zugriff auf fortwährend aktuelle Datenbestände, durch vollautomatische Synchronisierung sichergestellt, und die Nutzung stets aktueller Programmversionen von MS Office stellt für die Anwender in der Pharmabranche einen großen Schritt nach vorne dar.

Umfeld

Das Netzwerk GESUND IST BUNT ist eine der größten unabhängigen Apotheken-Kooperationen in Deutschland. Derzeit besteht die Kooperation aus circa 360 Apotheken in ganz Deutschland. Die parmapharm Marktförderungs GmbH & Co KG bietet als Betreiber des Netzwerks den Apotheken umfassende Dienstleistungen & Angebote wie zentrale Einkaufskonditionen mit Herstellern und Großhändlern, Eigenmarken, Marktförderung & Marketing, Schulungen, Rahmenverträge sowie reale und virtuelle Netzwerk-Plattformen zur Steigerung der Wirtschaftlichkeit der angeschlossenen Apotheken an.

Motivation

Ein wesentliches Element in der Durchführung der angebotenen Dienstleistungen stellt die Kommunikation innerhalb des Netzwerkes über Email dar. Die parmapharm Zentrale in Bielefeld nutzte hierzu in der Vergangenheit ein durch einen Drittanbieter verwaltetes Mail-System, dessen Nutzung jedoch mit hohen Betriebskosten verbunden war und zudem folgenden Einschränkungen unterlag:

• fehlende Flexibilität bzgl. Anpassung an spezielle Anforderungen und Prozesse
• fehlende Datensicherheit hinsichtlich Disaster Recovery
• fehlende Rechtssicherheit bei der Archivierung der Emails

Diese Nachteile des proprietären Mail-Systems führten bei GESUND IST BUNT zu Überlegungen hinsichtlich eines Wechsels auf kostengünstigere und modernere Alternativen.

Projektumsetzung

Durch die Beratung von Axtrion wurde Microsoft Office 365 bei GESUND IST BUNT erfolgreich eingeführt. Die Daten bestehender Email-Accounts im Alt-System wurden von Axtrion in den Exchange Online-Server von Office 365 migriert, kategorisiert und durch Ablage in Shared Mailboxen entpersonifiziert und somit den involvierten Personen unter einer wirksamen Zugriffskontrolle zugänglich gemacht. Über die globale Verfügbarkeit von Office 365 konnte zudem der Zugriff für die Mitarbeiter während externer Vertriebs-, Beratungs- und Schulungsaktivitäten vor Ort in den Apotheken gesichert werden.

Die in Office 365 enthaltene, stets aktuelle Version von Office 2013 wurde auf allen Arbeitsplatzrechnern installiert und führte zu einer Harmonisierung der IT mit nachhaltiger Vereinfachung zukünftiger Wartungsarbeiten.

Ergebnisse

GESUND IST BUNT hat durch den Einsatz von MS Office 365 die IT-Kosten hinsichtlich Betrieb des Mail-Systems als auch Software-Lizenzen und Wartung der Arbeitsplatzrechner halbieren können. Die Verlagerung der Emails in die hochverfügbaren und hochsicheren IT-Ressourcen außerhalb der eigenen Systeme brachte GESUND IST BUNT eine gravierende Erhöhung der Datensicherheit zur rechtssicheren Email-Archivierung und der Verhinderung ruinöser Komplettverluste. Durch die zentrale Verwaltung von themenspezifischen Emails, Kontakte und Termine konnten die Geschäftsprozesse harmonisiert, vereinfacht und optimiert werden.

Mit diesem Projekt aus der Pharmabranche konnte Axtrion aufzeigen, wie eine Kostenreduktion im Gesundheitswesen durch den Einsatz moderner Informationstechnologien effizient herbeigeführt werden kann.

Mit der Einführung von Office 365 haben wir ein zuverlässiges und hochverfügbares IT-System zur Verwaltung unserer Projekt- und Prozessdaten erhalten. Das System erlaubt uns, jederzeit und ortsunabhängig auf stets aktuelle Unternehmensdaten zuzugreifen. Zudem hat uns die hohe Ausfallsicherheit und die sich ergebende Kostensenkung von der Nutzung des Cloud-Systems überzeugt.

Axtrion ermöglichte uns durch die souveräne, kompetente und lösungsorientierte Begleitung eine schnelle und nahezu unterbrechungsfreie Umstellung der IT-System auf die Nutzung von Microsoft Office 365. Wir profitieren von Axtrions IT- Expertise.

Guido Greger

Prokurist, Leiter Marketing, parmapharm Marktförderungs GmbH & Co KG